Informacja

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW

zgodnie z art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów

przekazujących zgłoszenia do organów gminy Dolice:

Wójta Gminy Dolice lub Rady Gminy Dolice

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być przekazywane za pomocą następujących kanałów zgłoszeń:

1) zgłoszenia ustne - na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymaniu wniosku;

2) zgłoszenia pisemne:

a) w postaci elektronicznej - za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany do obsługi zgłoszeń adres e-mail: syganalista@dolice.pl;

b) w postaci papierowej - w zamkniętej kopercie dostarczonej na adres: Urząd Gminy Dolice, ul. Ogrodowa 16, 73-115 Dolice, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrze – do rąk własnych Sekretarza”.

Zaleca się, by zgłoszenia dokonywać z użyciem dedykowanego formularza dostępnego na stronie BIP Urzędu Gminy Dolice znajdującego się w zakładce: ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę. 
3. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Organ pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. 
4. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.
5. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

6. W przypadku przyjęcia zgłoszenia organ potwierdza przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
7. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
8. Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
9. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość informacji

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach przekazanie informacji zwrotnej może nastąpić w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

Zasady poufności

W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, organ zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie, m.in. poprzez:

1) ochronę przed ujawnieniem nieupoważnionym osobom danych osobowych sygnalisty, pozwalających na ustalenie jego tożsamości, chyba że nastąpi to za wyraźną zgodą sygnalisty;

2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnienie także ochrony poufności ich tożsamości;

3) udział bezstronnych osób w procesie rozpatrywania, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

4) zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;

5) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Zasady ochrony danych osobowych

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście;
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane  dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne;
4. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania;
5. przetwarzane w sposób zapewniający  odpowiednie  bezpieczeństwo danych osobowych.

2. Poufność danych sygnalisty

Dane osobowe sygnalisty umożliwiające jego identyfikację nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym, chyba że sygnalista wyrazi na to wyraźną zgodę. W ten sposób zapewnia się ochronę tożsamości osoby zgłaszającej, co minimalizuje ryzyko działań odwetowych.

3. Wyjątki od poufności

Dane sygnalisty mogą być ujawnione bez jego zgody jedynie wtedy, gdy jest to konieczne i proporcjonalne w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, np. w trakcie postępowań wyjaśniających prowadzonych przez organy publiczne, przygotowawczych lub sądowych. Takie ujawnienie ma na celu umożliwienie realizacji prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed ujawnieniem danych organ publiczny lub sąd musi powiadomić sygnalistę o powodach tego ujawnienia, chyba że takie działanie mogłoby zagrozić postępowaniu.

4. Minimalizacja przetwarzania danych

Podmiot przyjmujący zgłoszenie przetwarza dane sygnalisty tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia nie są gromadzone, a przypadkowo zebrane dane są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia ich nieistotności.

5. Przechowywanie danych

Dane związane z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do odpowiedniego organu.

Dane związane z przyjęciem zgłoszenia lub działaniami następczymi są przechowywane przez podmiot prawny lub organ publiczny przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania lub postępowania zainicjowane zgłoszeniem.

6. Usuwanie danych

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są trwale usuwane, a dokumenty związane ze zgłoszeniem niszczone. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy dokumenty te stanowią część akt postępowań przygotowawczych, sądowych lub sądowo-administracyjnych.

7. Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 46 ust. 6, art. 13 oraz art. 14 RODO, osoby, których dane są przetwarzane w kontekście zgłoszenia, muszą zostać poinformowane o zasadach przetwarzania ich danych. Klauzule informacyjne są przekazywane w sposób zrozumiały, precyzyjny i zgodny z przepisami, przy czym dane o źródle pozyskania informacji (tj. o sygnaliście) są ujawniane wyłącznie za jego zgodą lub gdy spełnia on warunki określone w art. 6 ustawy.

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – RODO, Administrator przekazuje sygnaliście klauzulę informacyjną w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów o następującej treści:

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności organu za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.

W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności organ może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:

1) wprowadzenie zmian w przyjętych procedurach;

2) zgłoszenia odpowiednim organom;

3) nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;

4) przeszkolenia personelu;

5) wdrożenia nowych systemów kontroli.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.

W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również: 

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim  powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej:

1. osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wspomnianego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Przed dokonaniem zgłoszenia zgłaszający może skorzystać z poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego zgodnie z art. 4¹ ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej lub u Rzecznika Praw Obywatelskich w trybie art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Adres korespondencyjny:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa.

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie:

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich